1日の時間がいくらあっても足りないと感じることはないでしょうか。これは、プロジェクトマネジメントに携わる人ほど当てはまることではないでしょう。動く部品、付箋紙、スプレッドシート、そして絶え間なく続くファイルなど、一見すると無限の海が広がっていて、圧倒されそうになることがあります。多くの人にとって、新しいハイブリッド・ワークスタイルは、個人の自由という点では大きなメリットをもたらしますが、チームとして効率的に働くという点では、ストレスを増大させるだけでした。
たとえオフィスにいたとしても、予算と時間を守りながら、部門間の調整、仕事量の均等化、進捗状況の確認、リソースの共有などを行うのは、大変なことです。効率的な管理は、プロジェクトの成否を左右する最も重要な要素の一つです。非効率的な管理は、以下のような結果を招きます：
プロジェクトマネジメントソフトウェアは、必要なものがすべて1つにまとまっています。業界をリードするソフトウェアは、プロジェクトの成功にとって非常に重要な（しかし、見失いがちな）すべての個別要素を、1つのユーザーフレンドリーなインターフェースに統合しています。タスクの割り当て、進捗状況やリソースの追跡、予算、レポート、コラボレーション、重要なファイルなど、必要な人は誰でもクリックするだけでアクセスできます。
プロジェクト管理ソフトウェアがどのように役立つのか、詳しく見ていきましょう：
Monday.comは、プロジェクト管理ツールに必要なもの、それ以上のものをすべて備えています。このクラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用して、ワークフローの作成とカスタマイズ、チームメンバーとのリアルタイムでのコラボレーション、タスクの割り当て、期限の設定、進捗状況の追跡などを行うことができます。さらに、このプラットフォームはビジュアルなレポートと分析を提供し、プロジェクトのパフォーマンスに関する洞察を得て、改善のための領域を特定するのを支援します。Monday.comは、Slack、Microsoft Teams、Zoom、Google Drive、Dropbox、Asana、Trello、QuickBooks、Shopifyなど、豊富な統合機能を備えています。また、Clockify、Timely、Toggl、Harvestといった人気の時間管理アプリとも連携しているので、チームはさまざまなタスクやプロジェクトにどれだけの時間を費やしているのかを把握することができます。Monday.comには50以上の統合機能があるので、Monday.comのダッシュボードを個人の仕事のハブにすることができます。
Monday.comは、手動による柔軟性と自動化の両方を提供する、優れたプロジェクト管理ツールです。毎週の ToDo を追跡するために使用している場合でも、より複雑で継続的なプロジェクトを管理する場合でも、すべてを簡単にカスタマイズして自動化することができます。Monday.comのアプローチは、「1つのサイズですべてをカバーする」のではなく、チームの特定のニーズに合わせてボードを完全にカスタマイズすることができます。ルーチンを設定し、あとはアプリに任せることで、スプレッドシートや手作業によるトラッキングを使わずに、プロジェクト管理を効率化することができます。また、優先順位に応じてタスクを色分けしてラベル付けすることもできます（緊急のタスクは赤、進行中のタスクは黄色、といった具合です）。目が疲れたら？ダークモードやナイトモードに切り替えてください。さらに、Monday.comは、統合、プラグイン、ワークフローの自動化などの複雑な機能をナビゲートするためのチュートリアルを提供しており、プロジェクト管理ツールを初めて使う人にとっても優れた選択肢となります。
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多くのプロジェクト管理システムは、サードパーティ製ソフトウェアとの包括的な統合を提供しています。これらのシステムの最大のセールスポイントは、単一のインターフェイスで完全なプロジェクト管理を可能にすることです。そのため、電子メールやSlackなどのコミュニケーションプラットフォーム、会計ソフト、CRMなどは、通常、プロジェクト管理システムに統合することができます。
トップクラスのプロジェクト管理システムの多くがFortune100の企業で定期的に採用されているため、高度なデータ保護の必要性が高いです。だからこそ、信頼できる業界の名前が重要なのです。多くの企業がISO認証を取得しているほか、個人データの交換に関するEU-USプライバシーシールドなどの認証も取得しています。しかし、すべての従業員が、包括的なトレーニングによって、健全なデータ保護対策を実践することが重要であることは言うまでもありません。
新しいソフトウェアと同様、ある程度の慣らし運転は必要です。プロジェクト管理ソフトの基本的な機能は、使いこなすのが非常に簡単な場合が多いです。しかし、より高度な機能については、チーム全体が理解できるようになるまでに少し時間がかかるかもしれません。しかし、大きなメリットは、このソフトを使うだけで済むかもしれないということです。1つの場所にすべてを集約することで、さまざまなプログラムを理解する必要がなくなり、プロジェクト管理や継続的なトレーニングの両面で効率化が図れます。
プロジェクトマネジメントソフトウェアのコストは、プロジェクトマネジメントシステムによって大きく異なります。最も大きな変動要因は、チームの規模や搭載したい高度な機能です。プロジェクトマネージャーとして、新しいシステムのコストを考慮し、予算が妥当であることを確認することが重要です。幸いなことに、そのシステムがチームの規模や要件に適していれば、生産性やプロジェクトの成功率の向上により、その価格は完全に相殺される可能性があります。平均して、予算の12％がマネジメントの非効率性によって浪費されていると言われていますが、適切なプロジェクトマネジメント・ソフトウェアによって、この数字は大幅に削減されるでしょう。
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